BEVERWIJK - Hoe klein de klus ook is, je kan altijd wat doen voor jouw club. Dat dachten ze bij hockeyclub BHC Overbos ook. Als je daar langs de lijn staat te kijken bij je zoon of dochter, dan kan je zomaar aangesproken worden door Marjolijn of Marleen of een van de andere leden van de vrijwilligerscommissie. Niet veel later hebben ze je overgehaald om één van die vele vrijwilligerstaken op te pakken. Het vrijwilligersbeleid van BHC Overbos is vast niet uniek, maar het is op de hockeyclub goed genoeg geregeld voor een mooi verhaal.

Bij BHC Overbos draait alles om betrokkenheid. Met 360 senioren en 440 junioren met ouders, opa’s en oma’s, heeft de club een grote vrijwilligersvijver om uit te vissen. Momenteel houden zeker 95 vrijwilligers de club draaiende. En dan tellen we de taken die ouders en leden vervullen voor hun teams gemakshalve niet mee. Maar dat was niet altijd zo. Tweeëneenhalf jaar geleden voelde het bestuur zich nog overbelast. "Ze hadden het idee dat ze alles alleen moesten doen," vertelt Marleen. "Als vrijwilligerscommissie met 8 leden zijn we toen opgestaan. We hebben het bestuur gevraagd wat er precies nodig was en welke hulp ze wilden hebben."

Wie doet wat?

Het bleek dat er geen vrijwilligersbeleid bestond. De oplossing kwam in de vorm van een helder stappenplan van de hockeybond. Binnen drie maanden schreef de vrijwilligerscommissie een compleet nieuw beleid, dat aan het bestuur werd voorgelegd. "We hebben eerst de organisatie in kaart gebracht. Hoeveel commissies zijn er? Wie doet wat? Het bleek dat er veel vrijwilligers waren, maar niet bij iedereen was het helder wat hun taak was.”

De commissies zijn vervolgens aan bestuursleden gekoppeld. Van meer dan veertig commissies met soms een onduidelijke taakomschrijving werden dat er ca. twintig. Bij alle commissies is gevraagd of er handjes nodig waren en waar nodig zijn deze toegevoegd.

"Er zijn functieprofielen opgesteld, zodat iedereen weet wat zijn of haar rol is”, vertellen de dames. En ook voor de teams is vanaf de start van het seizoen duidelijkheid. Er is bijvoorbeeld één ouder manager, per team, die regelt alles, van rijdienst tot fruit dienst. “Een overzicht in een excelletje zetten en je bent klaar. Kan je een keer niet. Dan regel je zelf een vervanger.”

Startdag voor een goed begin

Een belangrijke regel binnen Overbos is dat bestuursleden geen deel meer mogen uitmaken van commissies. "Het bestuur moet vertrouwen dat de commissies goed functioneren," legt Marjolijn uit. "We hebben nieuwe leden aan het bestuur kunnen toevoegen, maar zoeken nog steeds naar een voorzitter. Dat blijft een uitdaging, het heeft tijd nodig." Marleen maakt zich geen zorgen. "Het komt altijd weer goed."

De werving van nieuwe vrijwilligers gebeurt op een bijzondere manier. Elk jaar tijdens de startdag staat de vrijwilligerscommissie klaar met een stand. "We hangen de vacatures aan een waslijn en spreken iedereen aan," vertelt Marleen lachend. "Sommige ouders proberen ons te ontwijken door langs de muur te lopen." Op de startdag geeft de hoofdtrainer een voorlichtingspraatje. “Er wordt dan verteld wat er van de kinderen, maar ook van de ouders wordt verwacht voor het komend seizoen. Als je dat niet organiseert, dan kan je een teamsport niet goed uitoefenen.” Boetes geven of het afkopen van je vrijwilligerstaak, het heeft allemaal geen zin volgens Marleen.

Bijeenkomst over vrijwilligersbeleid

Sport IJmond Noord biedt op allerlei manieren ondersteuning aan Beverwijkse sportclubs. Ook zij zien het goede voorbeeld van het vrijwilligersbeleid bij Overbos. Op 26 mei organiseert Sport IJmond Noord een bijeenkomst om andere verenigingen te inspireren. "Elke club klaagt wel over een gebrek aan vrijwilligers," legt Koen de Jong uit. "Maar als je de basis goed legt, zoals Overbos heeft gedaan, dan is er altijd potentieel."

Marjolijn en Marleen zijn het levende bewijs van dat potentieel. Het verhaal van BHC Overbos is er een van visie en van clubliefde. De moeite waard om te vertellen dus. Een solide vrijwilligersorganisatie is het resultaat van de kracht van het collectief en het gebruiken van de sterke punten van elk individu. "Ik ben er trots op dat we dit met zo'n leuk team doen," besluit Marjolijn. "Deze club draait dankzij een enorme groep betrokken mensen. Dat vind ik knap."

De informatieavond is op maandag 26 mei vanaf 18:00 uur in het clubhuis van BHC Overbos. De avond is voor sportverenigingen en ondernemende sportaanbieders uit Beverwijk. Er wordt voor een maaltijd gezorgd.